Městská knihovna Klatovy

Směrnice o ochraně osobních údajů v Městské knihovně Klatovy dle zákona č. 101/2000 Sb.

Touto směrnicí se upravuje nakládání s osobními údaji uživatelů knihovny a jejich ochrana v Městské knihovně Klatovy.

I. Oznamovací povinnost

II. Účel zpracování osobních údajů

1. Ochrana majetku pořízeného z veřejných rozpočtových zdrojů, zejména knihovního fondu půjčovaného čtenářům mimo prostory knihovny.
2. Poskytování kvalitních služeb čtenářům tím, že bude čtenáře účinně kontaktovat v případech vymezených knihovním řádem nebo v případech, kdy si to čtenář sám vyžádá. Povede přesnou evidenci o všech transakcích, zejména o provedených výpůjčkách a využije těchto poznatků k efektivnější akvizici a správě knihovních fondů.
3. Naplnění povinností uložených knihovně obecně závaznými předpisy - zejména zákonem č. 257/2001 Sb. (knihovní zákon), zákonem č. 563/1991 Sb. o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, a zřizovací listinou knihovny.

III. Rozsah zpracování osobních údajů čtenářů

1. Základní identifikační údaje čtenáře:
   - jméno a příjmení
   - adresa bydliště(tj.místo trvalého pobytu)
   - datum narození
   Tyto údaje je povinen čtenář uvést a strpět jejich zpracování knihovnou, pokud chce využívat jejích služeb v plném rozsahu. Čtenář, který nedá souhlas s jejich zpracováním, může užívat pouze těch služeb, které knihovna poskytuje anonymně (prezenční studium fondu). Základní identifikační údaje ověřuje knihovna podle platných osobních dokladů, u občanů ČR je takovým dokladem zpravidla občanský průkaz, u cizinců osobní doklad s uvedením státu, který jej vydal, pokud tímto státem není ČR. Knihovna ověřuje základní identifikační údaje při zápisu čtenáře a dále při každém prodloužení platnosti čtenářského průkazu a rovněž při změně kteréhokoliv z těchto údajů.
2. Další kontaktní údaje čtenáře (pokud je čtenář uvede):
   - akademické tituly
   - kontaktní adresa
   - další možná spojení na čtenáře (telefon, fax, e-mail apod.).
3. Základní identifikační údaje nezletilého čtenáře - jsou ve stejném rozsahu a struktuře jako základní identifikační údaje čtenáře.
4. Údaje využívané pro statistické účely (pokud je čtenář uvede) - údaje dobrovolné.
5. Údaje služební: údaje o čtenářském průkazu, údaje o výpůjčkách, apod.
6. Údaje účetní: údaje o provedených finančních transakcích mezi čtenářem a knihovnou, zejména o jejich účelu a dalších náležitostech dle § 11 odst. 1 zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví.

IV. Způsob zpracování a uchovávání osobních údajů čtenářů

1. Na originálních písemnostech, kterými jsou: přihlášky čtenářů (k těmto písemnostem je zamezen přístup nepovolaným osobám. Přístup k těmto písemnostem je omezen pouze na knihovníka, který s písemnostmi pracuje v rámci svých pracovních úkolů).
2. V počítačových databázích:
   1. dokumentují údaje ve výše uvedeném rozsahu
   2. dokumentují změny provedené v těchto datech.
   Počítačové databáze jsou uloženy na vyhrazených serverech. Přístup k těmto datům je chráněn systémem přístupových hesel a práv stanovených v rozsahu potřebném pro plnění úkolů jednotlivých zaměstnanců. Data uložená v počítačových databázích jsou dále chráněna antivirovou ochranou a systémem bezpečnostních kopií.
3. Na archivních médiích, která uchovávají stav databází uvedených v bodě 2. vždy k určitému datu na médiích pro archivaci obvyklých.

V. Způsob ochrany osobních údajů čtenářů

1. Knihovník je povinen zpracovávat osobní údaje výhradně v rámci své pracovní náplně a úkolů, které jim byly stanoveny, ve výše uvedeném rozsahu a účelu a ve shodě s ustanoveními zákona, příslušné směrnice a dalších závazných předpisů.
2. Knihovník je povinen dbát na správnost zpracovávaných osobních údajů a ověřovat ji podle dokladů k tomu určených. Knihovník je dále povinen vystříhat se jakéhokoliv jednání, které by mohlo být chápáno jako neoprávněné zveřejňování osobních údajů čtenářů (např. sdělovat jakékoliv osobní údaje čtenáře jiné osobě, než která je subjektem údajů nebo je jejím zákonným zástupcem) a jednání, které by mohlo vést k neoprávněnému přístupu třetí osoby k osobním údajům čtenářů knihovny.
3. Knihovna zpracovává osobní údaje čtenáře ve výše uvedeném rozsahu od okamžiku, kdy čtenář předá knihovně vyplněnou přihlášku, čímž projeví souhlas se zpracováním svých osobních údajů. Souhlas se zpracováním osobních údajů potvrdí podpisem na přihlášce. Osobní údaje čtenáře zpracovává knihovna, dokud čtenář nepožádá o ukončení zpracování svých osobních údajů.
4. V případě porušení povinností knihovny vzniká čtenáři nárok na poskytnutí omluvy a opravy v datech. Pokud čtenář zjistí, že došlo k porušení povinností ze strany knihovny, má právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů se žádostí o zajištění opatření k nápravě.

VI. Ukončení ochrany osobních údajů a jejich likvidace

VII. Součinnost

VIII. Závěrečná ustanovení

V Klatovech, 1. 9. 2002
Zdeňka Buršíková, ředitelka MěK Klatovy